Room Flow, die
souveräne Alternative zu Robin
Robin ist eine vollständige „Workplace“-Plattform — Schreibtische, Sensoren, Anwesenheitsstatistiken — mit Preisen pro Sitz und überwiegend nur auf Angebotsbasis. Room Flow deckt nur die Buchung von Räumen und Geräten ab, dafür mit einer öffentlichen Preisliste pro Person und Daten, die Ihre Infrastruktur nicht verlassen.
Was Robin gut macht
Eine vollständige Suite für hybrides Arbeiten: Schreibtischbuchung, Belegungssensoren, Anwesenheitsstatistiken, Unternehmensintegrationen — gedacht für den Mittelstand und große Kunden mit mehreren Standorten.
Das Preismodell von Robin in Zahlen
Erhebung vom 22. Juli 2026: ein Einstieg angekündigt ab 30 $/Monat, übliche Konfigurationen berichtet ab 399 $/Monat, höhere Stufen nur auf Angebotsbasis. Ein genauer Vergleich erfordert daher ein Verkaufsgespräch — der tatsächliche Preis hängt von Ihrem Fall ab. Für begleitete Deployments über mehrere Standorte ist dieser Ansatz nachvollziehbar; jeden Budgetvergleich ohne vollständigen Vertriebszyklus macht er jedoch unmöglich.
Ein konkretes Beispiel
Als öffentlicher Bezugspunkt gegenüber einem Angebot: Mit Room Flow kosten 30 Nutzer und 2 Administratoren 170 CHF (≈ 183 €) pro Monat, Mengenrabatt inbegriffen — veröffentlichte Preisliste, vorab im Kostenrechner kalkulierbar, ohne Verkaufstermin.
Für Ihre Belegschaft berechnenVier Kriterien, auf die es ankommt.
| Kriterium | Robin | Room Flow |
|---|---|---|
| Wo Ihre Reservierungen leben | Auf den Servern des Anbieters (Cloud-SaaS). | In Ihren Zimbra-/CalDAV-Kalendern und auf Ihren Rechnern — der Anbieter hat keinen Zugriff darauf. |
| Betrieb ohne Internet | Cloud-Dienst: Eine Verbindung ist erforderlich. | Ja: Lizenz wird lokal über ein signiertes Zertifikat geprüft, die Anwendung funktioniert offline. |
| Preiseinheit | Pro Sitzplatz, auf Anfrage: Einstieg ab 30 $/Monat, laut Quellen oft ab 399 $/Monat. | Pro Person: 5 € pro Benutzer, 15 € pro Administrator und Monat (zzgl. MwSt.) — Räume, Geräte und Ressourcen unbegrenzt. |
| DSGVO-Konformität | Vertraglich: Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), da Ihre Reservierungsdaten beim Anbieter gehostet werden. | Architektonisch: Reservierungsdaten werden vom Anbieter nicht erhoben — es gibt nichts auszulagern. |
Positionierungen und öffentliche Preise von Robin, erhoben am 22. Juli 2026; sie ändern sich — prüfen Sie sie vor jeder Entscheidung auf der Website des Anbieters. Sachlicher Vergleich ohne herabsetzende Absicht, vor Veröffentlichung juristisch zu prüfen.
Die Grenzen des Modells
- Preise überwiegend nur auf Angebotsbasis: Budgetieren oder Vergleichen ist ohne Vertriebskontakt schwierig.
- Der volle Workplace-Umfang (Sensoren, Anwesenheit) übersteigt oft den Bedarf eines KMU, das zunächst Räume buchen will.
- Belegungspläne und Anwesenheitsstatistiken — sensible Personaldaten — werden beim Anbieter gehostet und verarbeitet.
Wann Robin eine gute Wahl bleibt
Wenn Sie die Belegung mehrerer Standorte mit Sensoren, Flex Office und Anwesenheits-Analytics steuern, deckt Robin genau diesen gesamten Umfang ab — das ist ein Workplace-Projekt, nicht nur ein Buchungswerkzeug.
Von Robin migrieren
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Schritt 1
Trennen Sie Ihre Bedarfe: Die Buchung von Räumen und Geräten wandert in Ihre Kalender; Sensoren und Anwesenheits-Analytics gehören zu einem anderen Werkzeugkasten — oder zu keinem.
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Schritt 2
Ihre Nutzer existieren bereits in Ihrem Verzeichnis: Die Organisation wird per Einladung neu aufgebaut, Rolle für Rolle (Administrator / Nutzer).
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Schritt 3
Vergleichen Sie ein Angebot mit einer Preisliste: Der öffentliche Kostenrechner nennt die exakten Monats- und Jahreskosten für Ihre Belegschaft — vor jedem Kontakt.
Ihre Reservierungen bleiben bei Ihnen
Planungen, Teilnehmende und Reservierungen leben in Ihren Zimbra-/CalDAV-Kalendern und auf Ihren Arbeitsplätzen — nicht beim Anbieter, nicht in einer ausländischen Cloud unter extraterritorialen Gesetzen.
Das Netz fällt aus, Ihre Reservierungen nicht
Die Lizenz ist ein signiertes, lokal geprüftes Zertifikat: Die Anwendung funktioniert ohne Verbindung weiter, Netzausfall inbegriffen.
Ein schlanker, auditierbarer Client
Keine Tracker, keine eingebaute Analytik, kein CDN: Was die Anwendung tut, lässt sich überprüfen — nichts muss geglaubt werden.