Conditions générales d'utilisation et de vente.

Avertissement. Ce document est rédigé selon les bonnes pratiques RGPD (UE) et nLPD (Suisse). Il ne constitue pas un avis juridique : une validation par un juriste qualifié est requise avant publication. La version française fait foi ; les versions allemande et anglaise afficheront le texte français accompagné de la mention [[À COMPLÉTER : traduction juridique DE/EN validée]].

1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation :

• du portail Room Flow (site web, espace client, gestion de licence et d'abonnement) ; et
• de l'application Room Flow, logiciel de réservation de salles et d'équipements installé et exploité dans l'infrastructure du Client (intégration Zimbra/CalDAV, fonctionnement hors-ligne via certificat de licence signé).

Elles sont conclues entre [[À COMPLÉTER : raison sociale de l'éditeur]] (« l'Éditeur ») et toute organisation créant un compte (« le Client »). Le service s'adresse à des professionnels (organisations, entreprises, administrations, associations). En créant un compte, la personne agissant pour le Client déclare avoir le pouvoir de l'engager et accepte les présentes conditions.

2. Description du service

• Application : planning de salles et d'équipements, réservations récurrentes, intégration avec les calendriers du Client (Zimbra/CalDAV), fonctionnement hors-ligne.
• Portail : création et gestion de l'organisation, des comptes utilisateurs (rôles administrateur et membre), de la licence, des activations d'appareils et de l'abonnement.
• Propriété des données : les données de réservation résident dans les calendriers et sur les machines du Client. L'Éditeur n'y a pas accès et n'en héberge aucune. Voir la politique de confidentialité.

3. Compte et organisation

3.1. La création d'un compte requiert : le nom de l'organisation, une adresse e-mail valide (vérifiée par double opt-in) et un mot de passe. Le Client garantit l'exactitude des informations fournies.

3.2. Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants et des actions réalisées via ses comptes. Il informe l'Éditeur sans délai de toute utilisation non autorisée. L'activation de l'authentification à deux facteurs (2FA) est recommandée.

3.3. Les administrateurs du Client peuvent inviter des membres dans la limite des sièges souscrits.

4. Essai gratuit

4.1. Toute nouvelle organisation bénéficie d'un essai gratuit de 30 jours, sans engagement.

4.2. Aucune coordonnée bancaire n'est requise pour l'essai. À l'issue de l'essai, l'accès aux fonctionnalités sous licence est suspendu tant qu'un abonnement n'est pas souscrit ; aucune facturation automatique n'a lieu à l'expiration de l'essai. Les données du compte sont conservées pendant [[À COMPLÉTER : durée de conservation post-essai, ex. 90 jours]] puis supprimées, sauf souscription ou demande de suppression anticipée.

5. Plans, sièges et prix

5.1. Les plans disponibles (Solo, Équipe, Entreprise), leurs limites de sièges et leurs prix sont décrits sur la page Tarifs. Les prix s'entendent [[À COMPLÉTER : hors taxes / TTC, devise CHF/EUR]].

5.2. Un siège correspond à un compte utilisateur actif (administrateur ou membre) de l'organisation. Le nombre de sièges peut être ajusté pour le plan Entreprise [[À COMPLÉTER : modalités d'ajustement en cours de période]].

5.3. L'Éditeur peut réviser ses prix ; toute révision est notifiée au moins [[À COMPLÉTER : 30 jours]] avant son application et ne prend effet qu'à la période de facturation suivante. Le Client peut résilier avant l'entrée en vigueur de la révision.

6. Licence d'utilisation et règle anti-partage

6.1. Sous réserve du paiement des sommes dues, l'Éditeur concède au Client une licence non exclusive, non transférable, accordée par organisation, d'utilisation de l'application pendant la durée de l'abonnement, dans la limite du nombre de sièges souscrits.

6.2. Anti-partage. Chaque compte utilisateur est personnel. Pour vérifier le respect du nombre de sièges, chaque installation de l'application est activée en associant l'e-mail du compte à une empreinte technique de l'appareil. Cette règle est appliquée de manière loyale et proportionnée :

• un même utilisateur peut activer l'application sur [[À COMPLÉTER : nombre d'appareils par compte, ex. 3]] appareils (poste fixe, portable…) ;
• le Client peut consulter la liste de ses activations et révoquer un poste à tout moment depuis son espace client (remplacement de machine, départ d'un collaborateur) ;
• l'empreinte d'appareil est un identifiant technique non réversible ; elle ne permet ni géolocalisation ni surveillance de l'activité (voir la politique de confidentialité) ;
• en cas de dépassement, l'activation supplémentaire est simplement refusée ; aucune donnée du Client n'est bloquée ni supprimée. En cas d'abus manifeste et répété (partage de comptes pour contourner les sièges), l'Éditeur en informe le Client et peut, à défaut de régularisation sous [[À COMPLÉTER : 15 jours]], suspendre les comptes concernés.

6.3. Sont interdits : la revente, la sous-licence, le contournement du mécanisme de licence, la décompilation hors exceptions légales impératives.

6.4. Certificat hors-ligne. La licence est matérialisée par un certificat signé téléchargeable depuis l'espace client, permettant l'utilisation de l'application sans connexion aux serveurs de l'Éditeur.

7. Paiement

7.1. Le paiement s'effectue par abonnement [[À COMPLÉTER : mensuel/annuel]] via notre prestataire Stripe. Les coordonnées bancaires sont traitées exclusivement par Stripe et ne transitent jamais par les serveurs de l'Éditeur.

7.2. Les factures sont disponibles dans l'espace client. En cas d'échec de paiement, le Client est notifié et dispose d'un délai de régularisation de [[À COMPLÉTER : ex. 14 jours]] ; à défaut, l'abonnement peut être suspendu puis résilié. La suspension n'entraîne jamais la perte des données du Client, qui restent dans son infrastructure.

8. Durée, résiliation, suppression

8.1. L'abonnement est conclu pour la période choisie et se renouvelle tacitement. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace client (portail de facturation) ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours, sans frais de sortie ni pénalité. Aucune démarche supplémentaire (appel, courrier) n'est exigée.

8.2. Le Client peut supprimer son compte ou son organisation depuis l'espace client. La suppression est confirmée par une étape de confirmation explicite (sans manœuvre dissuasive) et entraîne l'effacement des données du portail dans les conditions de la politique de confidentialité (≤ 30 jours, hors obligations comptables).

8.3. Les données de réservation étant hébergées chez le Client, elles ne sont jamais affectées par la résiliation : le Client les conserve intégralement.

8.4. L'Éditeur peut résilier en cas de manquement grave non réparé après mise en demeure restée sans effet pendant [[À COMPLÉTER : 30 jours]].

9. Disponibilité et support

9.1. Le portail est fourni avec un objectif de disponibilité raisonnable, sans garantie de niveau de service (SLA) sauf accord écrit distinct [[À COMPLÉTER : SLA éventuel plan Entreprise]]. Les maintenances planifiées sont annoncées lorsque cela est possible.

9.2. L'application fonctionnant hors-ligne avec un certificat de licence signé, une indisponibilité du portail n'empêche pas l'utilisation quotidienne de l'application.

9.3. Support : [[À COMPLÉTER : canaux et horaires de support, ex. e-mail ouvré]].

10. Obligations du Client

Le Client s'engage à : utiliser le service conformément à la loi ; maintenir son infrastructure (serveur Zimbra/CalDAV, postes) dans des conditions raisonnables de sécurité ; ne pas tenter de porter atteinte à la sécurité du portail ; informer ses utilisateurs des présentes conditions. Le Client demeure responsable, en qualité de responsable du traitement, des données personnelles qu'il traite dans sa propre infrastructure via l'application.

11. Responsabilité

11.1. Chaque partie est responsable des dommages directs prouvés causés par sa faute. Dans les limites permises par le droit applicable, la responsabilité totale de l'Éditeur est plafonnée au montant des sommes payées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur [[À COMPLÉTER : valider le plafond]].

11.2. Sont exclus, dans les limites légales : les dommages indirects, pertes de profit ou d'exploitation. Rien dans les présentes n'exclut la responsabilité pour faute grave ou intentionnelle, ni les responsabilités impératives (notamment art. 100 CO).

11.3. L'Éditeur n'hébergeant pas les données de réservation du Client, il ne saurait être tenu responsable de leur perte au sein de l'infrastructure du Client ; il est recommandé au Client de mettre en place ses propres sauvegardes.

12. Protection des données

Les traitements de données personnelles liés au portail sont décrits dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes. Pour les données traitées via l'application dans l'infrastructure du Client, le Client est seul responsable du traitement ; l'Éditeur n'y a pas accès et n'agit pas comme sous-traitant de ces données.

13. Modifications des conditions

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions. Les modifications substantielles sont notifiées au moins [[À COMPLÉTER : 30 jours]] avant leur entrée en vigueur ; le Client peut résilier avant cette date s'il les refuse.

14. Droit applicable et for

Les présentes conditions sont régies par le droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention de Vienne (CVIM). Le for exclusif est [[À COMPLÉTER : for suisse — localité et canton du siège de l'Éditeur]], sous réserve des fors impératifs prévus par la loi.

[[À COMPLÉTER : validation juriste]] — document à valider par un juriste qualifié avant publication.